La revista Controlling Magazine, líder en Polonia, publicó un artículo sobre la implantación de la solución Invest for Excel en KGHM Polish Copper. Aquí puede leer el resumen de este interesante estudio de caso.
”Controlling i Rachunkowość Zarządcza”, edition 11/2009
Estudio de caso: Cómo normalizar los estudios de viabilidad de las inversiones en toda la organización
El autor: Equipo de inversión de KGHM Polish Copper SA
KGHM Polish Copper SA es una organización de importancia estratégica para la economía de Polonia. Según declaraciones del Vicepresidente de la empresa -Maciej Tybura-, KGHM tiene previsto alcanzar un beneficio neto de 1.900 millones de zlotys, con unos ingresos superiores a los 9.000 millones de zlotys en 2009. KGHM es el noveno productor mundial de cobre y el tercero de plata. Es una empresa con profundas tradiciones, rica en experiencia y numerosos logros.
Con más de 28.000 empleados, el Grupo KGHM es el mayor empleador de la región de Baja Silesia. La actividad principal de la empresa es la extracción de mineral de cobre, la producción de cobre, la producción de metales preciosos y otros metales no ferrosos.
Mediante la realización de la Estrategia de Desarrollo, KGHM se convertirá en un importante productor mundial de cobre y aumentará la producción anual de cobre hasta aproximadamente 700.000 toneladas. Se estima que los gastos totales para la realización de nuevos proyectos ascenderán a unos 19.800 millones de zlotys a lo largo de 10 años. La estrategia para los años 2009-2018 se basa en 5 pilares: 1) Mejora de la productividad, destinada a frenar el aumento del coste unitario de producción, 2) Desarrollo de la base de recursos, 3) Diversificación de las fuentes de ingresos, lo que supone: – inversión continuada en el sector de las telecomunicaciones, – entrada gradual en el sector energético, 4) Apoyo regional y 5) desarrollo de los conocimientos y capacidades organizativas.
En este estudio daremos una visión general del proceso de evaluación de inversiones en KGHM. También responderemos a la pregunta de cómo se ha mejorado este ámbito de gestión.
Proyectos de inversión típicos
KGHM tiene su propio yacimiento de mineral de cobre y su propia estructura de producción integrada, que consta de tres minas, tres fundiciones de cobre y sucursales de apoyo a las actividades principales. La planificación de las inversiones en la empresa constituye la base de todas las decisiones estratégicas.
Para invertir la tendencia al alza de los costes, debemos buscar continuamente soluciones que mejoren la eficiencia de la producción. La tarea de los departamentos de inversión de la empresa consiste en preparar los estudios de viabilidad de diversas categorías: en nuevas tecnologías, incluidas las cosechadoras para la extracción mecánica de mineral y la construcción de un horno flash; modernización de la infraestructura existente, incluida la intensificación de la sustitución de la maquinaria minera; optimización de los procedimientos y la organización de la producción. ¿Cómo racionalizar un abanico tan amplio de tareas de presupuestación de capital en un proceso eficaz?
La hoja de cálculo no era una solución ideal
Durante muchos años, la empresa ha realizado los cálculos en una hoja de cálculo siguiendo la metodología de la ONUDI. No existía ninguna plantilla oficial, los cálculos se basaban en una práctica habitual desarrollada en la organización durante años.
Las hojas de cálculo permitían al autor cualquier entrada, lo que dificultaba el seguimiento por parte de terceros y ralentizaba el análisis por parte de la oficina del consejo de administración. A medida que los proyectos crecían, resultaba cada vez más difícil hacer un seguimiento del caso base y los escenarios, sobre todo porque los cálculos eran preparados por múltiples usuarios. Pese al acuerdo común de utilizar la plantilla, hubo comentarios adicionales, modificaciones de las simulaciones y análisis exhaustivos. El resultado era que los archivos sólo estaban claros para los expertos y los autores de los cálculos.
Los procedimientos organizativos deben ser transparentes
La búsqueda de una herramienta de apoyo al trabajo de los equipos de inversión se alineó con otras acciones destinadas a normalizar los procesos de gestión en la empresa. KGHM es una empresa que cotiza en bolsa y los procedimientos organizativos deben ser transparentes y accesibles para los accionistas.
Necesitábamos una herramienta que permitiera un seguimiento imponente y coherente de las directrices sobre planificación de inversiones. Buscábamos un programa que permitiera desarrollar proyectos tecnológicos complejos con una especificación detallada, pero que también diera una respuesta rápida sobre la rentabilidad del proyecto y facilitara el análisis de sensibilidad.
Selección de la solución
La estandarización de los cálculos de inversión se produjo gracias a la implantación del software Invest for Excel, desarrollado por la empresa finlandesa Datapartner Oy. La herramienta se implantó en todas las sucursales en el tercer trimestre de 2007 y actualmente la utilizan más de 100 usuarios.
La presupuestación de capital en KGHM abarca un periodo de 5 años, aunque las inversiones del año siguiente se consideran las más importantes y se analizan en detalle. Las realizaciones de las inversiones superan muy a menudo los 5 años. El análisis de rentabilidad proporciona una visión clara de los requisitos previos que conducen a la decisión de inversión.
¿Cuáles son los efectos de la aplicación?
Los estudios de viabilidad de las inversiones se llevan a cabo en un formato estándar del programa y esta es la plantilla introducida por un procedimiento organizativo oficial. Algunas de las decisiones a nivel de sucursal pueden tomarse basándose en los cálculos comunes de Microsoft Excel, pero todos los proyectos de mayor envergadura requieren el método estándar de cálculo, análisis de sensibilidad e informe de resultados.
Para utilizar la herramienta correctamente, hay que tener algunos conocimientos económicos, pero el programa te guía paso a paso. La gran ventaja es que está programado en el popular entorno Microsoft Excel, lo que nos permite vincular archivos propios en hojas de cálculo Excel.
La herramienta no permite utilizar la propia creatividad en la formulación de los cálculos de rentabilidad. La transparencia es mucho mayor en comparación con los cálculos realizados anteriormente en hojas de cálculo Excel. Sabemos a qué prestar atención, mientras revisamos las propuestas de inversión recibidas de diferentes ramas de la empresa. La misma estructura de los archivos y la certeza de que los datos se calculan de la misma manera (las fórmulas no son editables) aceleran enormemente la verificación de los proyectos y facilitan su comparación. A los usuarios les gustó el programa estándar. Tardamos poco en cambiar nuestras antiguas prácticas y empezar a utilizar activamente la nueva herramienta.
Los criterios de selección de la solución
En KGHM se barajaron varias soluciones. La propuesta seleccionada nos convenció con un producto de software preparado que funciona en sectores similares desde hace muchos años y cuenta con cientos de buenas referencias en más de 25 países. Para la selección final, nuestros criterios de evaluación fueron la funcionalidad, las referencias, la facilidad y rapidez de implantación y el precio.
La ventaja adicional era que podíamos probar el programa, porque estaba listo y era estándar. Consideramos la posibilidad de desarrollar la herramienta internamente, según nuestras directrices específicas, pero habría sido un proyecto a largo plazo.
Una alternativa que barajamos fue utilizar los módulos de inversión del sistema ERP, pero en comparación con las hojas de cálculo, no cumplían los criterios de flexibilidad y análisis de sensibilidad. Preferimos el entorno Microsoft Excel, por su popularidad, flexibilidad y conocimientos de los usuarios.
Al final, elegimos un producto que cumplía nuestra lista de requisitos funcionales y era fácil de implantar, no sólo desde el punto de vista técnico, sino también desde el punto de vista de la asistencia y la formación de los usuarios. El proveedor impartió sesiones de formación durante la implantación. Fue suficiente para empezar a utilizar el programa por nuestra cuenta.
Éxito de la aplicación
Dos años después de la implantación del software, creemos que ha sido una selección perfecta en lo que respecta a la normalización de los estudios de viabilidad de las inversiones en toda la organización. Disponemos de una herramienta que permite a los especialistas en inversiones, producción y tecnología una gran flexibilidad en la modelización y, al mismo tiempo, los cálculos son transparentes para los equipos de gestión. El software sirve de puente entre los especialistas y la dirección de la empresa a la hora de evaluar la rentabilidad de las inversiones.
Más información (inglés): Datapartner Oy, tel. +358 19 54 10 121