Asiakastarina - Bostaden

Yritysesittely AB Bostaden i Umeå

Bostaden i Umeå rakennuttaa ja hallinnoi asuntoja ja liiketiloja ruotsalaisessa Uumajan kunnassa. Toiminta aloitettiin säätiömuotoisena vuonna 1953. Säätiö muutettiin kunnalliseksi yleishyödylliseksi asuntoyhtiöksi vuonna 1995, päätarkoituksenaan edistää Uumajan kunnan kasvua ja asuntorakentamista. Bostadenilla on tarjota laaja kattaus eri kokoisia asuntoja nuorille, opiskelijoille, senioreille ja lapsiperheille. Yrityksen tavoitteena on toimia taloudellisesti, ympäristöllisesti ja sosiaalisesti kestävin perustein. Määrätietoinen työ näkyy säännöllisesti tehtävissä asiakastutkimuksissa, joissa Bostaden saa yleisesti korkeita arvosanoja. 

Taustaa

 “Aloitimme Invest for Excel®’ in käytön noin 10 vuotta sitten. Meiltä yksinkertaisesti puuttui kunnon laskentaohjelma silloin”, toteaa Carin Andersson, Bostadenin talousjohtaja.  “Ohjelmasta pidetään todella paljon, koska sen työnkulku on meistä looginen ja opettava. Ohjelma koetaan oivaltavaksi, helposti ymmärrettäväksi ja helppokäyttöiseksi”, Carin jatkaa.  “Tällainen Exceliin perustuva ohjelma on Exceliä jo käyttäville yksinkertaisempaa opetella”.

”Ohjelmaa käyttöönotettaessa ja uusien työntekijöiden perehdyttämisessä me käytämme Datapartnerin avoimia koulutus-päiviä ja tukitoimintoa. Koulutusmateriaali koetaan yleisesti hyväksi ja käytännön-läheiseksi sekä käyttöopas helppokäyttöiseksi ja opettavaksi”, sanoo Carin.

 Kuva: Bostaden i Umeå

Invest for Excel®´in käyttöalueita

Kiinteistöyhtiönä ohjelmalle löytyy monia käyttöalueita. Sitä voi käyttää kiinteistön hankintaa, uudisrakentamista sekä korjaus-, muutos- ja lisärakentamista valmisteltaessa sekä yksittäisiä kiinteistöjä tai kokonaista kiinteistövarantoa arvioitaessa ja myös alaskirjaustestauksissa.  Käyttöomaisuus on yksinkertaisella tavalla jaettavissa osiin, tarvittaessa jopa 30 eri osaan, joilla kaikilla on keskenään erilaiset poistosuunnitelmat ja mahdollisuus edetä tarvittavalle detaljitasolle linkityksen avulla.

Carin kertoo, kuinka Bostaden käyttää ohjelmaa sekä strategisten että operatiivisten päätösten alla. ”Käytämme Invest for Excel®´iä strategisessa ja yleistavoitteita koskevassa työssä tekemällä pitkäntähtäyksen investointisuunnitelman ohjelman avulla. Hallitukselle esitellystä aineistosta tulee osa päätöksentekoaineistoa. Isompiin projekteihin hyödynnämme ohjelman konsolidointimahdollisuuksia saadaksemme vastauksen mm. siihen, kuinka kannattavuuden ja likviditeetin odotetaan kehittyvän eri osatekijöiden summana. Yksittäisissä projekteissa ohjelmaa käytetään kustannuksia laskettaessa, kun tarvitsemme vastauksen, millä vuokratasoilla projekti voidaan viedä läpi. Koska meillä on eri vuokratasot eri alueille, ja jokaisen projektin tulee kantaa kustannuksensa, ohjelmasta tulee tärkeä apuväline päätökselle, viemmekö projektin läpi vai hylkäämmekö sen”, jatkaa Carin. ”Invest for Excel® on tukena myös liiketoiminta­suunnittelussa, koska sillä on helppo tehdä tulevaisuutta koskevia simulointeja.”

Yrityksen sisäistä yhteistyötä

Laskelmat on mahdollista tallentaa joko yksityisiin tai yhteisiin kansioihin. ”Päätimme laittaa laskelmatiedostot yhteiseen kansioon, koska se antaa meille monia etuja:

• Avainhenkilöt pääsevät informaatioon kiinni
• Keskustelut projektien ympärillä on helpompi käydä
• Tehokkaammat päätösprosessit”.

Yhteenveto

”Invest for Excel®´iä käyttämällä saamme paitsi yhtenäisen tavan tehdä laskelmat, myös valmiit kaavat sisältävän ohjelman, mikä selvästi vähentää virhelaskelmien mahdollisuutta.

Tämä puolestaan johtaa siihen, että laskelmien parissa työskentely tuntuu tutun luontevalta ja ohjelmaan luotetaan”, Carin toteaa lopuksi.