Asiakastarina - Gävle Energi

“Yhtiössämme on päätetty, että kaikkien investointi-päätösten on perustuttava Invest for Excel´illä tehtyihin laskelmiin.”

Tärkeä askel liiketoiminnan tukitoimintojen kehitystyössä

Lähtötilanne

”Aloittaessani työt Gävle Energissä, käytössä oli yksi, omatekoinen laskentamalli, jota kaikki käyttivät tavallaan. Valitettavasti käyttäjien kesken syntyi paljon väärinkäsityksiä siitä, miten eri tekijät vaikuttivat kannattavuusarviointiin. Välillä oli vaikeata seurata, mistä luvut olivat peräisin”, toteaa Mikael Johansson Moberg, Gävle Energi AB:n Business Controller.

”Teimme selvitystyön tutkiaksemme erilaisia vaihtoehtoja laskelmien suorittamiselle. Vaihtoehdoista yksi oli Invest for Excel, jota ulkopuolinen asiantuntijataho oli käyttänyt eräässä suurimmista projekteistamme. Tutustuin heidän tekemäänsä työhön tehdäkseni siitä oman arvioni. Olin aluksi jonkin verran skeptinen. Tuote vaikutti kalliilta, koska minulla ei ollut mahdollisuutta käyttää ohjelmiston oikeata versiota ja sen makroja. Selvää kuitenkin oli, että tarvittiin varma laskentamalli, jota ei voinut ”tuhota” muuttamalla esimerkiksi kaavoja, ja sen vuoksi Invest for Excel vaikutti oikealta”, Mikael Johansson Moberg sanoo ja jatkaa:

Invest for Excelin käyttöönotto

”Yritin ilmoittautua Datapartnerin koulutukseen Tukholmaan, mutta se oli täyteen varattu. Sen vuoksi sovimme tapaamisesta, jossa Datapartnerin edustajat esittelisivät ohjelmistoa. Valmistauduin etukäteen lataamalla ja testaamalla demoversion. Tapaamisen jälkeen ohjelmisto tuntui hyvältä ja minulle tilattiin Enterpriseversio.

Sovimme, että minä ja kollegani kävisimme syventävän kurssin. Opetuksesta huolehti Datapartnerin toimitusjohtaja Jens Westerbladh henkilökohtaisesti. Olimme muokanneet etukäteen hieman yksilöidymmän casen, jonka kävimme läpi. Kurssin jälkeen keskustelimme osastollamme siitä, miten voisimme hyödyntää tätä työvälinettä. Päädyimme siihen, että tilaisimme lisenssin kaikille Business Control yksikössämme, koska halusimme varmistaa jokaisen talousasioiden kanssa työskentelevän olevan perillä kaikista investoinneistamme.”

Kaikki yhteisen päämäärän puolesta

Uusien ohjelmien käyttöönotto voi olla haasteellista työpaikalla, Mikael kertoo kokemuksista Gävle Energissä: ”Meillä oli koko ajan johdon tuki. Aluksi oli kuitenkin vaikeaa saada mukaan ne, jotka olivat tehneet laskelmia ominpäin, ja saada heidät oppimaan, että kaikkiin laskelmiin pitää olla Business Control yksikön hyväksyntä”.

Selkeä hyväksymismenettely

”Kun myynnistä vastaavat työntekijät tekevät investointiehdotuksia, he lähettävät pyynnön projektiosastolle niiden arvioimiseksi. Kun tämä työ on tehty, joku yksiköstämme, jolla on käytössään Invest for Excel, käy arviot läpi. Hän määrittelee esityksen toteuttamis-kelpoisuuden. Lisäksi laskelmaan lisätään kaikki tarvittavat muuttujat. Tämän jälkeen toinen Business Control´in työntekijä käy laskelman läpi tarkastaakseen, ettei mitään ole unohdettu ja allekirjoittaa laskelman projektin controllerina.

Seuraavaksi projektipäällikkö, jolta tiedot investoinnin kustannuksista tulevat, alle-kirjoittaa laskelman mainiten, että tiedot ovat hänen parhaan käsityksensä mukaisia. Myös myyntivastaava vahvistaa allekirjoituksellaan laskelman. Näin hän ottaa vastuun vuosittaisista volyymeistä. Kun kaikki tämä on tehty, laskelma menee edelleen myyntijohtajalle, joka joko hyväksyy tai vahvistaa sen. Lopuksi laskelma lähetetään toimitusjohtajalle, mikäli investoinnin määrä on erityisen suuri”.

Kiinnostusta ottaa osaa Invest for Excelin kehittämiseen

”Yhtiössämme on päätetty, että kaikkien investointipäätösten on perustuttava Invest for Excel´illä tehtyihin laskelmiin. Suurimman edun olemme saavuttaneet sillä, että laskelmilla on nyt laajatahoinen kontrolli ja että ymmärrämme paremmin, miten myyjät ja projektipäälliköt voivat vaikuttaa ja siten parantaa investointeja. Seuraava askel on kehittää meille soveltuvampi investointi-päätöksen tulostemalli. Tämä sen vuoksi, että se kuvastaisi paremmin meille tyypillistä toimintaa ja niitä kysymyksiä, joihin päättäjät haluavat saada vastauksia”, toteaa Mikael Johansson Moberg tyytyväisenä (kuvassa).

Mikael Johansson Moberg, Business Controller