Kundcase - Gävle Energi

“Gävle Energi gör alla ekonomiutbildade väl insatta i frågor som rör investeringar med vårt val av kalkyleringsverktyg”

Ett led i arbetet med att utveckla affärsstödjande funktioner

Utgångsläget

“När jag började jobba på Gävle Energi fanns en egenframtagen kalkylmall som alla använde på sitt eget sätt. Tyvärr uppstod många missförstånd bland användarna hur olika faktorer påverkade lönsamhetsbedömningen, och det var ibland svårt att följa vad siffrorna kom ifrån”, konstaterar Mikael Johansson Moberg, Business Controller på Gävle Energi AB.

“Det pågick ett arbete med att titta på olika alternativa lösningar, där ett var Invest for Excel. “Invest for Excel hade använts i ett av våra större projekt av utomstående och jag fick titta igenom arbetet för att göra min bedömning. Till en början var jag något skeptisk och tyckte att det verkade dyrt, eftersom jag inte hade tillgång till en riktig version med makron. Dock insåg jag behovet av att få en säker kalkylmall som inte går att “förstöra” genom att till exempel ändra på formler, och ansåg därför att Invest for Excel var aktuellt”, säger Mikael Johansson Moberg och fortsätter:

Introducering av Invest for Excel

“Jag försökte anmäla mig till Datapartners seminarium i Stockholm, men eftersom det var fullbokat så bokade vi en träff där Datapartners representanter visade upp programmet. Innan mötet förberedde jag mig genom att ladda ned en demoversion som jag testade. Efter mötet var vi positivt inställda till programmet och beställde en Enterpriseversion till mig.

Vi kom överens om att jag och mina kollegor skulle få en djupare kurs samt ytterligare information.

Kursen hölls av Datapartners vd Jens Westerbladh. Vi hade på förhand skapat ett mer specifikt case för oss att gå igenom. Efter mötet diskuterade vi inom min avdelning om hur vi skulle använda verktyget. Vi kom fram till att vi skulle beställa en licens till alla inom Business Control, då vi önskade uppnå en kontroll så att våra ekonomiutbildade blev insatta inom alla investeringar.”

Att få alla mot samma mål

Införande av nya program kan bli en utmaning när olika parter möts. Mikael berättar: “Vi hade alltid stöd från ledningen. Dock tog det en längre tid att få medarbetarna, som tidigare gjorde kalkylerna på egen hand, att acceptera att de måste ha godkännande från Business Control”.

Tydlig förslagsprocess

“Idag fungerar det så att säljare/affärsansvariga kommer med investeringsförslag och skickar en beställning för förprojektering till vår projektavdelning. När förprojekteringen är klar kommer de till någon av oss med licens för programmet, som i sin tur går igenom underlaget. De gör en rimlighetsbedömning och lägger in samtliga variabler i kalkylen. Ytterligare en medarbetare, denna inom Business Control, går igenom kalkylen för att kontrollera att inget har missats och skriver under som Controller.

Projektledaren som kommit med underlag på investeringskostnad skriver under och tar ansvar för att det är hans/hennes bästa bedömning. Säljare/affärsansvarig skriver under för att bekräfta och ta ansvar för de affärsmässiga volymerna (exempelvis årsvolymer och produkter). När detta är klart går kalkylen vidare till affärschefen som godkänner, alternativt styrker, och skickar till VD. Detta beroende på investeringsvolym och vilken nivå som måste skrivas på enligt delegationsordningen”.

Intresse för delaktighet i utvecklingen av Invest for Excel

“Idag har vi beslut på att alla investeringar måste ha ett investeringsbeslut från Invest for Excel. Den största nyttan har vi fått genom att ha en utomstående kontroll och att vi har fått en bättre förståelse från säljare och projektledare av hur de kan påverka och förbättra investeringar. Nästa steg är nu att få en bättre anpassad modell för investeringsbeslutsutskriften. Detta så att den bättre speglar vår specifika verksamhet och de frågor som beslutsfattare vill ha besvarade vid beslut”, avslutar Mikael Johansson Moberg (på bild).

Mikael Johansson Moberg, Business Controller