• Nyheter
• Evenemang
• Nyhetsbrev

Prova gratis
Webbinarier

News

"Två år efter implementering av Invest for Excel, anser vi att det var ett perfekt val när det gäller standardisering av investeringsbedömning i hela organisationen.'' Säger KGHM’s investeringsteam.

27.5.2010

''CONTROLLING I RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA'', utgåva 11/2009

Fallstudie: Hur standardisera investeringars genomförbarhetsstudier i hela organisationen?

Författare: Investeringsteamet i KGHM polska Copper SA

KGHM polska Copper SA är en organisation av strategisk betydelse för Polens ekonomi. Enligt ett uttalande av bolagets vice VD - Maciej Tybura, planerar KGHM att uppnå en nettovinst på 1,9 miljarder zloty, med en omsättning som överstiger 9 miljarder zloty under 2009. KGHM är den 9: e största producent av koppar och 3: e största tillverkaren av silver i världen.
Med över 28 tusen anställda, är KGHM gruppen den största arbetsgivaren i Nedre Schlesien. Företagets kärnverksamhet är huvudsakligen brytning av kopparmalm, koppar, produktion av ädelmetaller och andra icke-järnmetaller.
Genom att förverkliga utvecklingsstrategin kommer KGHM att bli en stor, global kopparproducent och öka den årliga kopparproduktionen till ca. 700 tusen ton. Det antas att de totala utgifterna för förverkligandet av nya projekt kommer att uppgå till ca. PLN 19.800 miljoner över 10 år. Strategin för åren 2009-2018 baseras på fem pelare: 1) Förbättrad produktivitet, som syftar till att stoppa ökningen av produktionskostnaden per enhet, 2) utveckling av resursbasen, 3) Diversifiering av intäkterna, vilket förutsätter: - fortsatta investeringar i telekomsektorn, - gradvis inträde i kraftsektorn, 4 ) Regionalt stöd och 5) utveckling av administrativt kunnande.
I denna studie kommer vi att ge en översikt av KGHM investeringars utvärderingsprocess. Vi kommer också att ge ett svar på frågan om hur denna del av förvaltningen har förbättrats.

Typiska investeringsprojekt

KGHM har egen fyndighet av kopparmalm och egen integrerad produktion, som består av tre gruvor, tre kopparsmältverk och sidoverksamheter för att stödja kärnverksamheten. Investeringsplanering i bolaget utgör grunden för alla strategiska beslut.
För att vända trenden av ökande kostnader, måste vi ständigt söka lösningar som förbättrar effektiviteten i produktionen. Investeringsavdelningarna på företaget har som uppgift att förbereda genomförbarhets-studier av olika kategorier - i ny teknik, bland annat för mekanisk brytning av malm och byggande av en flashsmältningsugn, modernisering av befintlig infrastruktur, inklusive intensifierat utbyte av maskiner för gruvdrift, optimering av produktionsprocedurer och förvaltning. Hur kan man effektivisera ett så vitt spectrum av upgifter inom investeringsbedömning till en effektivt fungerande helhet?

Kalkylering med Unidos program var inte en idealisk lösning

Under många år har företaget utfört beräkningar i Comfar programvaran från UNIDO. Det fanns inte någon officiell mall, det var beräkningar grundade på en praxis som utvecklats inom organisationen i flera år. Spreadsheets å andra sidan gav användaren möjlighet att ställa upp kalkyler i fri form, vilket gjorde det svårt för andra att följa upp vilket försvårade ledningens analys. Medan projekt blev större var det mer och mer utmanande att spåra 'base case' och scenarier, framför allt om beräkningarna utarbetats av flera användare. Trots en gemensam överenskommelse om att använda mallen fanns ytterligare kommentarer, ändringar av simuleringar och omfattande analys. Resultatet blev att endast experter och kalkylens skapare förstod sig på den.

Organisatoriska förfaranden måste vara transparenta

Sökandet efter ett verktyg för att stödja arbetet i investeringsteamen var i linje med andra åtgärder för att standardisera hanteringens processer i företaget. KGHM är ett publikt bolag och organisatoriska förfaranden bör vara öppna och tillgängliga för aktieägarna.
Vi behövde ett verktyg som gör det möjligt att införa och konsekvent uppfölja riktlinjerna för investeringsplanering. Vi letade efter ett program som skulle möjliggöra utvecklingen av komplexa tekniska åtaganden med detaljerad specifikation, men som också skulle ge ett snabbt svar om projektets lönsamhet och underlätta för känslighetsanalys.

Val av lösning

Standardisering av investeringsberäkningar blev verklighet tack vare införandet av Invest for Excel programvara utvecklad av ett finskt företag DataPartner Oy. Verktyget har tagits i bruk i alla verksamheter under tredje kvartalet 2007 och används idag av över 100 användare.

Investeringsbudgeten i KGHM omfattar en 5-årsperiod, investeringar under det kommande året anses dock viktigast och analyseras i detalj. Investeringsfasen överskrider ofta 5 år. Lönsamhetsanalysen ger en tydlig översikt över de förutsättningar som leder till investeringsbeslut.

Vilka är effekterna av genomförandet?

Investeringars förstudier genomförs i en Invest for Excel standardmall och detta är det officiella förfarandekravet som införts för organisationen. Några beslut på branschnivå kan fattas på basen av gemensamma beräkningar i Microsoft Excel, men alla större projekt kräver Invest for Excel beräkning, känslighetsanalys och rapportering av resultat.

För att kunna använda verktyget på rätt sätt måste människor ha vissa ekonomiska kunskaper, men programmet guidar dig steg för steg. Den stora fördelen är att det är programmerad i den populära Microsoft Excel miljö som tillåter oss att länka egna filer i Excel-kalkylblad.

Verktyget tillåter inte att använda egna kreativitet i utformningen av lönsamhetskalkylerna. Insynen är mycket större än de beräkningar som tidigare utförts i Excel kalkylblad. Vi vet vad vi ska vara uppmärksamma på och vi kan samtidigt granska investeringsförslag från olika delar av företaget. Samma struktur på filer och säkerhet att data beräknas på samma sätt (formler är icke-redigerbara) underlättar kontroll av projekt. Användarna gillar den nya programvaran. Det tog lite tid att ändra våra gamla vanor och att aktivt börja använda det nya verktyget.

Kriterierna för val av lösning

För KGHM fanns flera alternativa lösningar att välja emellan. Det valda förslaget har övertygat oss p.g.a den färdiga programvaran som använts i liknande branscher i många år och har hundratals bra referenser i över 25 länder. För det slutliga valet, var våra utvärderingskriterier funktionalitet, referenser, enkelhet och snabbhet i genomförandet, och pris.
En ytterligare fördel var att vi kunde testa programmet, eftersom det var en färdig standard programvara. Vi övervägde utveckling av verktyget internt, enligt våra riktlinjer, men det hade varit ett långsiktigt projekt.
Ett alternativ som vi övervägde var att utnyttja investeringsmodulerna i affärssystem, men i jämförelse med kalkylblad, har de inte uppfyller kraven på flexibilitet och känslighetsanalys. Vi föredrog Microsoft Excel miljö på grund av sin popularitet, flexibilitet och användarnas kompetens.
Till slut valde vi en produkt som uppfyllde vår kravlista på funktionalitet och som var lätt att implementera, inte bara tekniskt, utan också med tanke på användarstöd och utbildning. Leverantören genomförde utbildningar under implementeringsfasen. Det var tillräckligt för att börja använda programmet på egen hand.

Hur lyckad var implementeringen?

Två år efter implementeringen av programmet, anser vi att det var ett perfekt val när det gäller standardisering av studier i investeringars genomförbarhet i hela organisationen. Vi har ett verktyg som gör att specialister i investeringar, produktion och teknik får stor flexibilitet i modelleringen samtidigt som beräkningarna är transparenta för ledningsgrupper. Programmet bygger en bro mellan specialister och bolagets ledning vid utvärdering av lönsamheten i investeringar.

Mer information: DataPartner Oy, tel. +358 19 54 10 112

KGHM på internet:
http://www.kghm.pl/index.dhtml?category_id=1&lang=en