Отворете клиентската история в pdf формат

Как да стандартизирате анализите на инвестиционната приемливост в една организация?

Автор: Инвестиционният екип на KGHM Polish Copper

Ноември, 2009г.

Този казус беше публикуван като статия във водещото финансово ежемесечно списание в Полша: “Контролинг и финансов стратегически мениджмънт” (Controlling i Rachunkowość Zarządcza) през ноември, 2009г.

KGHM Polish Copper SA е организация със стратегическа важност за икономиката на Полша. Според изявлението на вицепрезидента на компанията, Maciej Tybura, KGHM планира да достигне нетна печалба от 1.9 млрд. PLN, с доход, надвишаващ 9 млрд. PLN за 2009г. KGHM е деветият по големина производител на мед и третият по-големина производител на сребро в света. Това е компания с дълбоки традиции, богата на опит и многобройни постижения.

С назначаването на повече от 28 хил. души, KGHM Group е най-големият работодател в района на Lower Silesia. Сърцето на бизнеса на компанията е основно добиването на медна руда, производството на мед, производството на ценни метали и други несъдържащи желязо метали.

С реализирането на стратегията си за развитие, KGHM ще стане главен глобален производител на мед и ще увеличи годишното производство на мед до приблизително 700 000 тона. Предполага се, че общите разходи за реализирането на новите проекти ще достигнат приблизително до 19.8 млрд. PLN за следващите 10 години. Стратегията за периода 2009-2018 година се крепи на 5 стълба:

1) Подобряване на производителността, целяща забавяне на повишението в разходите за единица продукция,

2) Развитие на ресурсната база,

3) Диверсифициране на източниците на доходи, което включва:

- продължителни инвестиции в телекомуникационния сектор

- равномерно навлизане в енергийния сектор

4) Регионална поддръжка и

5) Развитие на организационния ноу-хау и възможности.

В тази статия ще ви дадем поглед върху процесите на инвестиционна оценка в KGHM. Ще дадем и отговор на въпроса по какъв начин тази област на управлението беше подобрена.

Типични инвестиционни проекти

KGHM има собствено легло на медна руда и своя собствена интегрирана производствена структура, която се състои от 3 мини, 3 завода за стопяване на рудата и отрасли, които подкрепят основните дейности. Инвестиционното планиране в компанията предлага основите за всички стратегически решения.

Първата страница на списанието „Контролинг и Финансов стратегически мениджмънт”, в което този казус беше разгледан.

С цел да обърнем тенденцията с покачване на разходите, трябва постоянно да търсим решения, които да подобрят ефективността на производството ни. Задачата на инвестиционните отдели в компанията е да подготви проучването за осъществимост в различни категории – в нови технологии, включително комбинирането на механичния добив на руда и изграждането на специални пещи; модернизирането на съществуващата структура, включващо интензивната замяна на добивни машини; оптимализация на процедурите по производство и организация. Как да задвижим такъв голям обхват от задачи в капиталовото бюджетиране в един ефективен процес?

Спредшийт-ът не беше идеалното решение

От много години компанията извършва изчисления в спредшийт (форма на Excel работни таблици), следвайки методологията на UNIDO. Не съществуваше никакъв официален шаблон, изчисленията бяха базирани на обичайни практики, развити в организацията през годините.

Спредшийтът даваше на автора да въведе каквото и да е, което го правеше труден за следене от останалите и забавяше анализа от управителното тяло. С нарастването на проектите, ставаше все по-голямо и по-голямо предизвикателство да се проследи базовото положение и сценарий, особено когато изчисленията бяха подготвени от различни служители. Въпреки общото съгласие за използване на общ шаблон, имаше допълнителни коментари, промени по симулациите, разширен анализ. Резултат беше, че резултатите са ясни единствено за експертите и самите автори на изчисленията.

Организационните процедури трябва да са прозрачни

Търсенето на инструмент, който да подкрепи работата на инвестиционните екипи, протичаше успоредно с други действия, създадени да стандартизират управленските процеси в компанията. KGHM е публично вписана компания и организационните процедури трябва да са прозрачни и достъпни за акционерите.

Нуждаехме се от инструмент, който би ни позволил да въведем последователност и рамки на инвестиционното планиране. Оглеждахме се за програма, която ще позволи развитието на сложни технологични задачи с подробна спецификация, но също така - която ще ни даде бърз отговор за доходността на даден проект и подпомогне чувствителния анализ.

Избора на решението

Стандартизирането на инвестиционните изчисления се случи благодарение на внедряването на софтуера Invest for Excel, развит от финландската компания Datapartner Oy. Инструментът беше внедрен във всички клонове през третото тримесечие на 2007г. и се използва днес от повече от 100 служители.

Капиталовото бюджетиране в KGHM покрива 5 годишен период, но инвестициите през следващата година се считат за най-важни и се анализират в детайли. Много често реализацията на инвестицията надхвърля 5 години. Анализът на доходността дава ясен поглед върху предпоставките, водещи до инвестиционно решение.

Какви са ефектите от внедряването?

Проучванията за приемливост на инвестиция се извършват в стандартизиран формат от програмата и това е шаблон, представен от официална организационна процедура. Някои от решенията на локално ниво могат да бъдат взети и чрез общи изчисления в Microsoft Excel, но всички по-големи проекти изискват стандартен метод на калкулация, чувствителен анализ и отчетност на резултатите.

С цел да използваме инструментът правилно хората трябва да имат известни икономически познания, но програмата ви води стъпка по стъпка. Голямото предимство е, че е програмирано в популярната среда на Microsoft Excel, което ни позволява да свържем собствени файлове в Excel спредшийт-ове.

Инструментът не позволява да се използва собствена креативност във формулировката на изчисленията за доходност. Прозрачността е много по-голяма от изчисленията, които преди се правеха в Excel таблична форма. Знаем на какво да обърнем внимание, когато разглеждаме инвестиционни предложения, постъпили от други клонове на компанията. Същата структура и сигурността, че данните са изчислени по същия начин (формулите не могат да се променят) силно ускорява проверката на проектите и подпомага тяхното сравнение. Потребителите на софтуера харесаха стандартната програма. Отне ни кратко време да променим старите практики и да започнем активно да използваме новия инструмент.

Критериите на избор на решението

В KGHM имахме предвид няколко възможности. Избраното предложение ни убеди с вече готов софтуерен продукт, с който се работи в подобни индустрии от много години и имащ стотици добри препоръки в повече от 25 страни. За крайния избор нашите критерии за оценка бяха функционалност, препоръки, лекота и скорост на внедряване и цена.

Допълнителното предимство беше, че можехме да изпробваме програмата, защото беше готова и нетипизирана. Видяхме, че можем да развием инструмента и вътрешно, според собствените ни рамки, но това щеше да е дългосрочен проект.

Една алтернатива, която разглеждахме беше да използваме инвестиционните модули в ERP системата ни, но в сравнение със спредшийт-овете, те не срещаха критериите за гъвкавост и чувствителен анализ. Предпочитахме средата на Microsoft Excel заради нейната популярност, гъвкавост и уменията на потребителите.

В крайна сметка избрахме продукт, който изпълни нашия списък от функционални изисквания и беше лесен за имплементиране, не само от техническа гледна точка, но още и от гледна точка на потребителите и обучителна перспектива. Снабдителят осигури обучителни сесии по време на внедряването. Това беше достатъчно, за да започнем да използваме програмата сами.

Успех на внедряването

Две години след внедряването на софтуера, смятаме, че е отличен избор, когато се цели стандартизация на изследванията за осъществимостта на инвестициите в цялата организация. Имаме инструмент, който помага на инвестиционните, производствените и технологични специалисти да достигнат по-висока гъвкавост в моделирането и в същото време изчисленията са прозрачни за управленските екипи. Софтуерът предлага мост между специалисти и управлението в компанията що се отнася до оценката на доходността на инвестициите.

Авторско право © 2009 Datapartner Oy.

Всички права запазени.